Pengertian Filing

PENGERTIAN FILING

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

1. dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.


2. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.


3. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.


4. FILING yang dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE
Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1. system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2. system penyusunan papers menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata mata abjadnya saja.

3. system penyusunan papers menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian bagian yang berbeda) dari masing masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat surat berharga lainnya.

4. system penyusunan papers menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. system penyusunan papers menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA
Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.
Ada batas batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

sumber : http://argienanlenka.blogdetik.com

Tujuan dan Prosedur Kearsipan

1.Tujuan Kearsipan

Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan

dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.

2. Prosedur Kearsipan

Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.

Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa Tanda Pelepas

Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi.

b. Menetapkan Judul Surat

Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption)

c. Pemberian Kode

Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.

d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang

Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.

e. Menyiapkan Map Follow Up Ship

Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.

f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)

Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.

sumber : dian4nggraeni.wordpress.com